Robin Welsh est responsable des opérations chez Halls Operations. Il a suivi l'introduction du portail LogisticDocuments.com. Le site a rapidement retenu son attention. Halls est un producteur sud-africain d'avocats et de mangues et son bureau de vente européen se trouve aux Pays-Bas. Il a vu ses volumes augmenter ces dernières années.
L'entreprise recherchait une solution pour gérer toutes ses expéditions et la documentation associée. Elle utilisait des feuilles Excel sujettes aux erreurs, et les boîtes de messagerie débordaient. Les appels téléphoniques étaient également fréquents. Sans parler du suivi manuel des conteneurs sur les sites internet des compagnies maritimes. Cette méthode de travail n'était plus à la hauteur.
Robin Welsh (Halls), Christian Schouten (Logistic Documents) et Eilen Cortes (Halls).
« Nous essayions de voir s'il existait des systèmes informatiques disponibles auxquels nous pouvions nous connecter. Ou si nous devions trouver des personnes pour développer une telle plateforme. Lorsque j'ai vu la nouvelle du lancement de LogisticDocuments.com, j'ai été immédiatement enthousiasmé. C'était exactement le système que je recherchais », explique Robin.
« Il a été conçu pour et par des personnes du secteur des fruits et légumes. Ils connaissent notre activité et savent ce dont nous avons besoin. De plus, il s'agit d'un ajout prêt à l'emploi à notre infrastructure informatique existante. Il n'y a donc pas eu besoin d'interminables processus de mise en œuvre. Notre entreprise pense en termes de partenariats à long terme. Cette collaboration avec LogisticDocuments.com en est un bon exemple. »
Les divisions de la chaîne d'approvisionnement et de l'administration de Halls utilisent le portail depuis un mois maintenant. Et les choses se passent bien. « En tant qu'importateur, nous travaillons avec beaucoup de documentation. Nous avions l'habitude de la recevoir par courrier électronique et de la placer dans des dossiers. Désormais, nous pouvons tout trouver facilement sur une seule plateforme. Nous avons également un aperçu complet des statuts des conteneurs et des navires en route. Nous recevons également des notifications immédiates en cas de retard. Nous pouvons donc informer nos clients de manière proactive », explique le directeur des opérations.
Le système offre de nombreuses options. « Nous pouvons, par exemple, l'intégrer à notre département qualité pour établir des rapports sur la performance. Le processus de traitement des réclamations s'en trouve renforcé. Ou bien nous pouvons ajouter des partenaires logistiques. Nous pouvons alors communiquer avec les fournisseurs au sein de la plateforme. Cela réduit le flux incessant d'e-mails. Les partenaires ont un aperçu actualisé des expéditions. Le système intégré Track & Trace fournit des données sur les départs et les arrivées des marchandises en temps réel. Enfin, le département financier reçoit des e-mails automatisés, ce qui permet de l'impliquer dans l'opération. »
« Il est clair que cette solution a été conçue par des personnes qui comprennent le commerce des fruits et légumes », ajoute Robin. « Ils l'ont fait de manière très professionnelle également. Nous avons décidé d'utiliser toutes les options de la plateforme dès le départ. Le système est très intuitif. Nos collaborateurs l'ont rapidement pris en main. Actuellement, nous n'utilisons le système qu'en interne avec nos bureaux d'Europe du Nord. La prochaine étape est de donner à nos fournisseurs l'accès à la plateforme. »
Robin recommande vivement LogisticDocuments.com aux autres importateurs et exportateurs. « Beaucoup d'entreprises du secteur ont sûrement besoin d'un outil pour gérer toute leur documentation logistique en temps réel. Ce portail améliore la communication et le transfert d'informations entre les départements et les acteurs de la chaîne. »
Pour plus d'informations :
Robin Welsh
Halls
72 Honderdland
2676 LS, Maasdijk, NL
Tél. : +31 (0) 174 791 040
Cell. : +31 (0) 634 061 675
robin@hallsbv.nl
www.hallsbv.nl
Christian Schouten/David van den Heuvel
LogisticDocuments.com
55 Handelscentrum ZHZ
2991 LD, Barendrecht, NL
Tél. : +31 (0) 180 617 011
Cell. : +31 (0) 618 583 791 / +31 (0) 629 703 865
c.schouten@logisticdocuments.com
d.vandenheuvel@logisticdocuments.com
www.logisticdocuments.com