La société Gebr. Gentile AG évolue dans un secteur étroitement concurrentiel où les marges sont très réduites. Seules l'agilité, l'efficacité, l'optimisation constante des processus et une organisation allégée permettent à l'entreprise de réussir sur le plan économique. Renato Häfliger (à droite), copropriétaire et directeur de Gebr. Gentile AG, a misé sur le « lean management » et s'en dit convaincu : « Nous sommes l'un des acteurs les plus numériques du marché. Nous pouvons donc nous différencier de nos concurrents grâce à des relations fidèles et durables avec nos clients. Nous devons absolument continuer à faire progresser la numérisation et l'automatisation. Pour cela, Alos Solution AG est le partenaire idéal. L'équipe d'Alos agit de manière pragmatique, proactive et évolutive. C'est exactement ce dont nous avons besoin. »
En intégrant la numérisation dans sa philosophie d'entreprise, la société a voulu se démarquer de la concurrence en devenant plus rapide, plus efficace et plus dynamique. Le potentiel de développement était énorme, se souvient Häfliger. « Avec nos quelque 15 000 documents mensuels (presque tous imprimés sur papier), nous avons atteint une limite en termes de charge. Depuis 2015, grâce à notre solution de système de gestion des données personnalisé d'Alos, nous n'avons plus d'archives, à l'exception des documents de révision. Nous gagnons du temps et pouvons augmenter de manière décisive la qualité et la stabilité des prestations de l'entreprise. » Häfliger ne cache pas sa volonté : « Rester immobile, c'est reculer. Seul celui qui va constamment de l'avant fait des bénéfices à long terme. »
« La gestion du changement a été notre plus grande tâche », raconte Häfliger. « Avant, nous étions très statiques. Puis, il s'est passé beaucoup de choses. Après l'introduction du système, des collaborateurs nous ont quittés, car ils ne pouvaient pas s'accommoder du changement. Il a fallu beaucoup de tact et quelques transformations successives. Aujourd'hui, le changement est une constante chez nous. » Häfliger reçoit même des candidatures spontanées en raison du haut degré de numérisation de son entreprise. « Notre travail efficace est attractif. Bien avant le coronavirus, nous travaillions déjà en télétravail, avec Microsoft Teams, avec des bureaux virtuels et des processus indépendants du lieu et de l'heure. Nous n'avons pas ressenti le choc de la pandémie. »
Planification des processus adéquats
La planification des processus adéquats est également un défi permanent, selon Häfliger : « Que voulons-nous ? Quelles sont nos priorités ? Quand devons-nous réaliser quel projet ? Quel processus passe par quel outil ? Comment les choses sont-elles reliées entre elles ? » Häfliger dit qu'il réalise beaucoup de choses lui-même et qu'il ne cesse d'apprendre. Mais le soutien des partenaires logiciels est également décisif. « Alos est souple et intuitif. Nous ne voulons pas commencer par écrire vingt pages de concepts formels et rigides. Nous voulons un développement rapide et une communication directe avec un partenaire qui nous comprend. C'est exactement ce qu'offre Alos », estime Häfliger.
Les processus d'automatisation de la société Gebr. Gentile AG et de ses filiales, qui sont actuellement plus de trente, sont extrêmement étendus et sont continuellement développés. L'entreprise a depuis longtemps joué un rôle de pionnier en matière de numérisation, et pas seulement dans son propre secteur. L'environnement système est complexe et explicitement adapté aux besoins de Gebr. Gentile AG. « Nous avons d'abord introduit un nouvel ERP. Ensuite, nous avons intégré le système de gestion des données », explique Häfliger à propos de sa démarche. Il est tombé sur Alos Solution AG en cherchant sur Internet le partenaire idéal.
Poursuite de l'extension de l'environnement système
« Alos a attiré notre attention sur ses solutions indépendantes. Elle a adapté les systèmes à nos besoins. JobRouter nous sert aujourd'hui d'outil de workflow, le système de gestion des données DocuWare gère et archive les documents », explique Häfliger. Avec le soutien d'Alos Solution AG, Häfliger a planifié et réalisé son environnement logiciel et matériel avec beaucoup de précision. Dans la configuration actuelle, JobRouter, DocuWare, Microsoft Dynamics 365 Business Central et Microsoft Teams ont chacun des tâches bien spécifiques et ont été individualisés et reliés en conséquence. Par la suite, seuls certains processus de la vaste solution globale seront détaillés.
« En collaboration avec Alos, nous voulons continuer à développer notre environnement système et élargir notre flux de travail pour les créanciers », explique Häfliger, décrivant sa vision pour l'avenir. « Nous avons également pour objectif de rendre tous les documents de livraison uniquement disponibles sous forme numérique. Tous nos processus doivent être encore plus interconnectés et automatisés. Nous misons sur l'apprentissage automatique et sur l'intelligence artificielle : nous voulons utiliser ces outils passionnants dès que possible et nous nous considérons comme des « early adopters ». Mais il est également important de développer un mode de travail indépendant d'un lieu. Nous voulons offrir à nos collaborateurs un équilibre harmonieux entre vie professionnelle et vie privée en leur permettant de travailler de manière flexible. » Un autre thème d'actualité est la protection du système complexe contre les interruptions, poursuit Häfliger. En effet, la société Gebr. Gentile AG travaillant 24 heures sur 24 avec des produits frais, les interruptions du système sont impensables.
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Renato Häfliger
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